Izvoz knjižb za računovodstvo
Klik.vet omogoča izvoz knjižb za izdane račune, katere računovodstvo izvozi v xml VOD (Vasco - Opal - Datalab) formatu.
Kaj VOD je
- VOD je skupni slovenski zapis za prenos knjižb v računovodstvo; podpirajo ga Opal, Datalab Pantheon, Vasco in drugi.
- Izvoz pripravi eno datoteko, v kateri je za vsak izdan račun en dokument z več knjižbami.
- Uvoznik iz nje napolni glavno knjigo, saldakonte (terjatve do kupcev) in knjigo izdanih računov (DDV evidenca).
Česa VOD ne vsebuje
- Postavk računa (artiklov, količin, cen). VOD prenaša le knjižbe — kaj je bilo prodano, se v računovodstvu ne vidi. Za prenos vsebine računa je namenjen izvoz e-računa v eSlog 2 obliki.
- Plačil. Terjatve se zapirajo z uvozom bančnih izpiskov ali ročno.
- FURS podatkov (ZOI, EOR).
Knjižbe na računu
Za vsak račun se sestavijo naslednje knjižbe:
- terjatev (
Znesek_z_ddv, debet) — iz plačil računa: odloženo → terjatev do stranke, gotovina → blagajna, kartica → kartice, zavarovanje → terjatev do zavarovalnice; - prihodki (
Osnova_splosna_stopnja,Osnova_znizana_stopnja,Osnova_posebna_znizana_stopnja, kredit) — iz postavk, združeni po davčni stopnji in kontu prihodka; - DDV (
DDV_splosna_stopnja,DDV_znizana_stopnja,DDV_posebna_znizana_stopnja, kredit) — ena knjižba na stopnjo, polje Osnova nosi celotno osnovo te stopnje; - izravnava (
Ne_gre_v_knjigo) — če se vsota prihodkov in DDV od bruto zneska računa razlikuje za več kot pol centa, gre razlika na konto zaokrožitev. Ta knjižba gre v glavno knjigo, ne pa v davčno evidenco.
Od kod pridejo podatki dokumenta
| Podatek v VOD | Od kod |
|---|---|
Stevilka_dokumenta | številka računa |
Datum_dokumenta, Datum_ddv | datum računa |
Datum_dur | datum storitve |
Datum_prejema_izdaje | datum izdaje |
Datum_zapadlosti | valuta računa |
Obracunsko_obdobje | mesec in leto računa |
Znesek_dokumenta | bruto znesek računa |
Dokument | vedno Izdani_racun |
Trg | vedno Domac |
Vrsta_dokumenta (na knjižbi) | IR |
Sifra_valute | vedno 978 (EUR) |
Stranka
Podatki se vzamejo s posnetka na računu (stanje v trenutku izdaje); kar tam manjka, se dopolni iz šifranta strank.
- Sifra — šifra stranke v zunanjem sistemu (Pantheon, Vasco, Opal ali drug ERP): povezava
_externalId, sicer_corporateId, sicer izvozna šifra klik.veta. - Naziv1 — firma oziroma ime in priimek.
- Naslov, Postna_stevilka, Kraj — naslov stranke; Drzava je vedno
705(Slovenija). - Identifikacijska_stevilka — ID za DDV (s predpono SI), Davcna_stevilka — davčna številka brez predpone, Maticna_stevilka — matična številka.
- DDV_status — Davčni zavezanec, kadar je stranka označena kot davčni zavezanec, sicer Nedavčni zavezanec. Če oznaka ni izpolnjena, se program odloči po predponi SI pri ID za DDV.
- Sifra_tuji_program — izvozna šifra stranke v klik.vetu. Vasco iz nje naredi prevajalsko tabelo v svojo šifro. Določi jo klik.vet sam; uporabnik nanjo ne vpliva (glej spodaj).
- Racuni — TRR in BIC.
Konti in privzete vrednosti
| Knjižba | Privzeti konto | Kje se nastavi svoj konto |
|---|---|---|
| terjatev do stranke | 1200 | način plačila |
| gotovina | 1000 | način plačila (blagajna le, če način svojega nima) |
| kartice | (brez privzetka) | način plačila (blagajna le, če način svojega nima) |
| terjatev do zavarovalnice | (brez privzetka — pade na terjatev do stranke) | zavarovalnica |
| prihodek - splošno | 7600 | artikel |
| prihodek - storitev / izdelek / zdravilo / potrošni material | (brez privzetka) | artikel |
| obračunani DDV | 2600 | — |
| zaokrožitve | (brez privzetka) | — |
Privzetki so le tisti, ki jih utemeljuje skupina Enotnega kontnega okvira (10 denarna sredstva v blagajni, 12 terjatve do kupcev, 26 obveznosti do državnih inštucij, 76 poslovni prihodki) in so v praksi splošno razširjeni. Okvir predpisuje samo razrede in skupine, ne analitik — zato so tudi ti predlog, ne standard. Kjer takega predloga ni (kartice, zaokrožitve, prihodki po kategorijah), polje ostane prazno in ga vpiše računovodstvo; če ostane prazno, izvoz uporabi privzetek višje v verigi in na to opozori.
Vrstni red je od najbolj natančnega do najbolj splošnega. Izjema je zavarovanje: tam je v polju načina plačila zapisano ime zavarovalnice, zato konto konkretne zavarovalnice prevlada nad morebitnim kontom istoimenskega načina plačila.
| Kategorija plačila | 1. | 2. | 3. | 4. |
|---|---|---|---|---|
| kartica | konto načina plačila | konto blagajne | privzeti konto za kartice | terjatev do stranke |
| gotovina | konto načina plačila | konto blagajne | privzeti konto za gotovino | terjatev do stranke |
| zavarovanje | konto zavarovalnice | konto načina plačila | privzeti konto za zavarovanje | terjatev do stranke |
| odloženo | konto načina plačila | — | terjatev do stranke | — |
Davčne stopnje
| Stopnja na računu | Osnova | DDV |
|---|---|---|
| 22 % | Osnova_splosna_stopnja | DDV_splosna_stopnja |
| 9,5 % | Osnova_znizana_stopnja | DDV_znizana_stopnja |
| 5 % | Osnova_posebna_znizana_stopnja | DDV_posebna_znizana_stopnja |
| 0 % | Oprosceno | brez knjižbe DDV |
Zavarovanje
- Kadar del računa krije zavarovalnica, se terjatev knjiži pod zavarovalnico, ne pod stranko — tako jo računovodstvo vidi kot ločenega dolžnika.
- Zavarovalnica mora imeti povezavo na zunanji sistem (
_externalId, npr. Pantheon), enako kot stranke. Če je nima, se njena terjatev knjiži pod stranko — zavarovalnica brez šifre ni samostojen dolžnik, zato se dolg ne vodi po njej; izvoz o tem opozori. - Če je na računu več zavarovalnic, dobi vsaka svojo knjižbo.
Kdaj račun ni izvožen
- Račun brez postavk se v izvoz ne uvrsti (ni česa knjižiti). Vsi ostali računi se izvozijo.
- Manjkajoč konto na artiklu ni ovira — uporabi se privzeti konto prihodka.
- Kdo je dolžnik. Račun, plačan na TRR (odloženo), mora imeti stranko, ki je v zunanjem sistemu uparjena ali pa ima davčno ali matično številko — sicer izvoz ni mogoč, ker terjatev ne bi imela znanega dolžnika.
- Pri gotovini in kartici te zahteve ni: če stranka v zunanjem sistemu še ne obstaja, jo bo računovodstvo dodalo samo (ali jo uparilo, če jo najde) — zato je uparjanje priporočljivo, da se stranka ne podvoji. Če stranka nima niti davčne niti matične številke, račun štejemo za anonimnega in ga lahko združimo v skupno knjižbo.
- Imenovana stranka mora imeti izvozno šifro — klik.vet jo določi samodejno.
- Če kateri od računov tega ne izpolnjuje, se ne izvozi nič; program vrne seznam napak po računih (kateri račun in kaj mu manjka) — ne le prve. Delni izvoz ni mogoč — datoteka z manjkajočimi strankami bi v računovodstvu ustvarila napačne ali podvojene partnerje.
Kaj mora biti pripravljeno pri računovodstvu
- kontni načrt s konti, ki jih izvoz pošilja;
- blagajane, odprte v klik.vet, z ustreznimi konti;
- zavarovalnice, do katerih se vzpostavlja dolg v saldakontih, z ustrenimi konti;
- simbol dokumenta
IRv šifrantu tipov dokumentov; - odprto obračunsko obdobje — datum računa mora pasti v obdobje, ki še ni zaključeno.
Nastavitve
- Podpora naj vklopi integracije — s tem se prikažejo polja konto na artiklih, načinih plačil, zavarovalnicah in blagajnah ter možnost VOD izvoz.
- Konti se vpišejo na strani Nastavitve uparitev z računovodstvom: privzeti konti, splošni kupec ter prevlade na načinih plačil, zavarovalnicah in blagajnah. Program jih ne določi sam; privzetki so le tisti, ki jih utemeljuje skupina Enotnega kontnega okvira (glej tabelo zgoraj).
- Šifra stranke v zunanjem sistemu (
Sifra) se izbere v iskalniku Pantheona ob vklopljeni integraciji — pri strankah, zavarovalnicah, načinih plačil, blagajnah in artiklih; za splošnega kupca na strani uparitev. Izvozno šifro (Sifra_tuji_program) klik.vet določi samodejno in uporabnik nanjo ne vpliva.
Povezano: Veterinarska blagajna, Zavarovalnice, Stranke, Predračuni, dobavnice.